Документ описывает систему на PHP 8.1, этапы жизненного цикла, регламент обслуживания и резервного копирования, администрирование, устранение неисправностей, совершенствование, состав команды поддержки и отчётность.

Ниже приведён полный текст разделов; навигация по якорям доступна в оглавлении.

«Моя ЦРМ» — это настраиваемая CRM-система с гибким дашбордом, разработанная на PHP 8.1 с использованием баз данных MySQLi и SQLite3. Система предназначена для комплексного управления взаимоотношениями с клиентами, управления проектами и автоматизации бизнес-процессов.

Ключевые функциональные возможности:

• Сбор и хранение лидов

• Управление клиентской базой

• Управление проектами с клиентским доступом

• Управление задачами и событиями

• Управление услугами, счетами, платежами и договорами

• Учёт расходов и платежей

• Ведение заметок

• Коммуникация между сотрудниками

• Управление персоналом (отпуска, тайминги, новости)

• Сбор и генерация отчётов

• Управление файлами

• Создание и редактирование брифов и запросов

• Управление заказами, предложениями и подписками

• Wiki для сотрудников и клиентов

• Расширение функциональности через плагины

Технические характеристики:

• Язык программирования: PHP 8.1

• Базы данных: MySQLi, SQLite3

• Установка: через install/index.php

• Интеграции: reCaptcha, Google Drive, Pusher, Slack, Bitbucket, GitHub

• Возможность добавления кастомных полей в любые модули

Жизненный цикл системы «Моя ЦРМ» включает следующие этапы:

1. Внедрение

• Установка системы через install/index.php

• Первичная настройка базы данных (MySQLi или SQLite3)

• Настройка функциональных модулей в соответствии с требованиями организации

• Интеграция с внешними сервисами

• Обучение персонала

2. Эксплуатация

• Повседневное использование системы сотрудниками

• Мониторинг работоспособности

• Регулярное резервное копирование данных

• Плановое обслуживание

3. Развитие и модернизация

• Обновление системы до новых версий

• Расширение функциональности за счёт плагинов

• Настройка и добавление кастомных полей

• Оптимизация работы системы

4. Вывод из эксплуатации

• Миграция данных в новую систему (при необходимости)

• Архивирование данных

• Отключение системы

Регулярное техническое обслуживание

1. Резервное копирование:

○ Ежедневное инкрементальное резервное копирование базы данных

○ Еженедельное полное резервное копирование системы

○ Ежемесячное тестирование восстановления из резервных копий

2. Мониторинг производительности:

○ Еженедельный анализ журналов системы

○ Мониторинг производительности сервера

○ Отслеживание использования дискового пространства

○ Проверка времени отклика системы

3. Обновление системы:

○ Установка обновлений безопасности (по мере выпуска)

○ Установка функциональных обновлений (плановые релизы)

○ Обновление интегрированных сервисов и плагинов

4. Обслуживание базы данных:

○ Ежемесячная оптимизация таблиц базы данных

○ Очистка устаревших и временных данных

○ Проверка целостности данных

1. Управление пользователями:

○ Создание и деактивация учётных записей

○ Настройка групп доступа

○ Управление ограничениями доступа по IP

2. Настройка модулей:

○ Настройка и адаптация функциональных модулей

○ Добавление и настройка кастомных полей

○ Настройка шаблонов email-сервиса

3. Управление интеграциями:

○ Настройка и поддержка интеграций с внешними сервисами

○ Управление плагинами и расширениями

Классификация неисправностей

1. Критические неисправности (высокий приоритет):

○ Недоступность системы

○ Потеря данных

○ Проблемы с безопасностью

○ Нарушение целостности данных

2. Значительные неисправности (средний приоритет):

○ Неработоспособность отдельных модулей

○ Проблемы с интеграциями

○ Существенные задержки в работе

3. Незначительные неисправности (низкий приоритет):

○ Ошибки интерфейса

○ Незначительные функциональные проблемы

○ Неоптимальная производительность отдельных компонентов

Процесс устранения неисправностей

1. Выявление и регистрация:

○ Сбор информации о проблеме

○ Классификация и определение приоритета

○ Регистрация в системе отслеживания ошибок

2. Диагностика:

○ Анализ журналов системы

○ Воспроизведение проблемы в тестовой среде

○ Определение первопричины

3. Устранение:

○ Разработка решения

○ Тестирование решения в изолированной среде

○ Применение исправления в продуктивной среде

4. Подтверждение устранения:

○ Проверка работоспособности

○ Мониторинг системы после внесения изменений

○ Документирование проблемы и способа её решения

Типовые неисправности и методы их устранения

1. Проблемы с доступом к системе

• Диагностика: проверка доступности веб-сервера, проверка журналов доступа, анализ настроек ограничения по IP

• Решение: перезапуск веб-сервера, корректировка настроек файрвола, проверка настроек ограничения доступа

2. Проблемы с производительностью

• Диагностика: анализ времени выполнения запросов, мониторинг загрузки сервера, проверка индексов базы данных

• Решение: оптимизация запросов, создание дополнительных индексов, настройка кеширования, увеличение ресурсов сервера

3. Ошибки при работе с базой данных

• Диагностика: анализ журналов ошибок базы данных, проверка структуры таблиц

• Решение: исправление структуры базы данных, оптимизация запросов, восстановление из резервной копии при необходимости

4. Проблемы с интеграциями

• Диагностика: проверка журналов API-запросов, анализ ответов внешних сервисов

• Решение: обновление API-ключей, корректировка настроек интеграции, обновление плагинов интеграции

Процесс внедрения изменений

1. Планирование изменений:

○ Сбор и анализ требований

○ Оценка влияния на существующую функциональность

○ Определение приоритетов и сроков реализации

2. Разработка и тестирование:

○ Создание тестовой среды

○ Разработка и внедрение изменений в тестовой среде

○ Функциональное и регрессионное тестирование

3. Внедрение в продуктивную среду:

○ Создание резервной копии перед внедрением

○ Внедрение изменений в непиковое время

○ Проверка работоспособности после внедрения

4. Мониторинг и поддержка:

○ Отслеживание работы системы после внедрения изменений

○ Сбор обратной связи от пользователей

○ Внесение корректировок при необходимости

Направления совершенствования

1. Расширение функциональности:

○ Разработка новых модулей

○ Разработка и внедрение плагинов

○ Добавление кастомных полей для новых бизнес-потребностей

2. Повышение производительности:

○ Оптимизация кода

○ Оптимизация структуры баз данных

○ Внедрение кеширования

3. Улучшение пользовательского опыта:

○ Обновление интерфейса

○ Создание дополнительных настраиваемых дашбордов

○ Разработка мобильной версии

4. Расширение интеграций:

○ Интеграция с новыми внешними сервисами

○ Развитие API для внешних систем

○ Обновление существующих интеграций

Состав команды поддержки

1. Администратор системы

○ Обязанности: установка, настройка и обслуживание системы, управление пользователями, настройка прав доступа, мониторинг работоспособности, резервное копирование

○ Требуемые навыки: знание администрирования серверов на базе Linux/Windows, опыт работы с PHP, знание MySQL/SQLite, базовые знания сетевых технологий

○ Количество: 1–2 человека в зависимости от размера организации

2. Разработчик PHP

○ Обязанности: внесение изменений в код системы, разработка и настройка плагинов, устранение программных ошибок, оптимизация кода

○ Требуемые навыки: глубокое знание PHP 8.1, опыт работы с MySQLi и SQLite3, понимание ООП, опыт веб-разработки

○ Количество: 1–2 человека

3. Специалист по базам данных

○ Обязанности: оптимизация структуры базы данных, настройка производительности, обеспечение целостности данных

○ Требуемые навыки: глубокое знание MySQLi и SQLite3, опыт оптимизации SQL-запросов, умение работать с большими объёмами данных

○ Количество: 1 человек (может совмещаться с ролью администратора системы)

4. Специалист технической поддержки

○ Обязанности: обработка обращений пользователей, первичная диагностика проблем, обучение пользователей

○ Требуемые навыки: глубокое знание функциональности CRM-системы, коммуникативные навыки, умение документировать проблемы

○ Количество: 1–3 человека в зависимости от количества пользователей

Модель организации поддержки

1. Уровни поддержки:

○ Первая линия (специалисты технической поддержки): обработка обращений, решение типовых проблем, эскалация сложных случаев

○ Вторая линия (администраторы системы): решение сложных технических проблем, настройка системы

○ Третья линия (разработчики): устранение программных ошибок, разработка новой функциональности

Плановое обслуживание

1. Ежедневные операции:

○ Проверка журналов на наличие ошибок

○ Инкрементальное резервное копирование

○ Мониторинг производительности системы

2. Еженедельные операции:

○ Полное резервное копирование

○ Проверка свободного дискового пространства

○ Анализ производительности и оптимизация при необходимости

3. Ежемесячные операции:

○ Оптимизация таблиц базы данных

○ Очистка временных файлов и логов

○ Тестирование восстановления из резервной копии

○ Проверка и обновление документации

4. Ежеквартальные операции:

○ Аудит учётных записей пользователей

○ Проверка и обновление интеграций

○ Обновление системы до актуальных версий

○ Анализ потребности в дополнительной функциональности

Внеплановое обслуживание

1. Реагирование на инциденты:

○ Критические инциденты: начало работы в течение 30 минут, решение в течение 4 часов

○ Значительные инциденты: начало работы в течение 2 часов, решение в течение 8 часов

○ Незначительные инциденты: начало работы в течение 1 рабочего дня, решение в течение 3 рабочих дней

2. Процедура эскалации:

○ Уровень 1: специалист технической поддержки (2 часа на решение)

○ Уровень 2: администратор системы (4 часа на решение)

○ Уровень 3: разработчик (время определяется сложностью проблемы)

○ Уровень 4: руководитель IT-отдела (для критических ситуаций)

Документирование и отчётность

1. Ведение документации:

○ Журнал инцидентов

○ Журнал планового обслуживания

○ База знаний по типовым проблемам и их решениям

○ Документация по настройке и изменениям системы

2. Отчётность:

○ Ежемесячный отчёт о работоспособности системы

○ Ежеквартальный отчёт о произведённых изменениях

○ Годовой отчёт с анализом тенденций и рекомендациями по улучшению